Kennis toegankelijk maken binnen een complexe zorgorganisatie
situatie
De uitdaging
FPC wilde kennis uit een grote SharePoint-documentbibliotheek sneller en consistenter beschikbaar maken. De bestaande manier van zoeken voldeed niet meer aan de noden rond snelheid, betrouwbaarheid en controle.
context
FPC (Forensische Psychiatrische Centra) is een organisatie in de gezondheidszorg die innovatie nastreeft met data- en AI-toepassingen.
Medewerkers raadpleegden dagelijks procedures, beleidsdocumenten en handleidingen in SharePoint.
prioriteiten
Wat stond centraal bij de stakeholders
Veiligheid en data-integriteit voor normering en audits
Hoge adoptie door een intuïtieve gebruikerservaring
Transparantie via logging, monitoring en meetbare effecten
Schaalbaarheid richting toekomstige toepassingen
uitdaging
Wat waren de uitdagingen bij FPC?
In de praktijk botste het documentbeheer op een aantal klassieke beperkingen:
Zoeken kostte te veel tijd: medewerkers moesten vaak navigeren door mappen en documenten om één antwoord te vinden.
Zoekwoord-gebonden search: traditionele zoekfunctionaliteit mist context, synoniemen en variaties in formulering.
Inconsistente interpretaties: wanneer kennis moeilijk vindbaar is, ontstaan er verschillen in toepassing van procedures.
Beperkte herbruikbaarheid: de organisatie zocht een basis die ook voor andere AI-toepassingen kon dienen.
doelstellingen
Waar de grootste verbeterkansen lagen
Antwoorden op vragen kunnen vinden in natuurlijke taal, zonder perfecte zoektermen
De meest relevante bronnen automatisch aanduiden, zodat gebruikers kunnen verifiëren.
Governance en compliance ondersteunen met duidelijke toegangen en opvolging.
Een architectuur neerzetten die uitbreidbaar is naar andere kennisdomeinen en processen.
aanpak
We startten met een Proof of Concept om risico's vroeg te beperken en snel leerpunten te verzamelen.
Kernstappen in de aanpak
ontwerprincipe
Inventarisatie
van documenttypes, gevoeligheden en zoekgedrag
ontwerprincipe
Definiëren
van acceptatiecriteria en guardrails (kwaliteit, veiligheid, traceerbaarheid)
ontwerprincipe
Iteratieve oplevering
met feedbackrondes (gebruikers en stakeholders)
Oplossing
De oplossing is een AI-assistent voor documentkennis bovenop bestaande SharePoint-content, gebaseerd op een Retrieval-Augmented Generation (RAG) aanpak.
Belangrijkste capabilities
Security & governance
Technische opzet
Semantisch zoeken: begrip van betekenis, niet enkel trefwoorden.
Q&A in chatvorm: vragen stellen in natuurlijke taal, met antwoorden die gebaseerd zijn op interne documenten.
Bronverwijzingen: directe links naar relevante documenten en passages voor controle en vertrouwen.
Feedbackmechanisme: gebruikers kunnen antwoorden beoordelen om kwaliteit iteratief te verbeteren.
Belangrijkste capabilities
Security & governance
Technische opzet
Integratie met Azure Active Directory voor veilige toegang.
Logging van interacties en gebruiksstatistieken voor auditability en productverbetering.
Ontwerpprincipes gericht op GDPR en minimale data-exposure.
Belangrijkste capabilities
Security & governance
Technische opzet
Documenten worden verwerkt tot semantische representaties (embeddings)
Opslag in een vector-database voor snelle similarity search
Vragen worden verrijkt met relevante context uit documenten
Het antwoord wordt gegenereerd op basis van die context, zodat de output controleerbaar blijft
resultaat
De oplossing is ontworpen om zowel operationele als strategische impact te realiseren
Sneller kennis vinden: minder tijdverlies in zoek- en interpretatiewerk.
Meer consistentie: dezelfde vraag leidt tot hetzelfde onderbouwde antwoord, met bronmateriaal.
Betere compliance-ondersteuning: traceerbaarheid, toegangscontrole en inzicht in gebruik.
Toekomstbestendige basis: herbruikbare bouwblokken voor andere processen en kennisdomeinen.
Let op: exacte KPI's en doelwaarden zijn afhankelijk van documentkwaliteit, adoptie en procescontext. In een initiële analyse worden meetpunten en targets samen met de organisatie vastgesteld.
volgende stappen
Selectie van prioritaire kennisdomeinen en use cases
Datakwaliteit- en risicoanalyse (security, compliance, rechtenstructuur)
Pilot met meetplan (tijdswinst, adoptie, kwaliteitsfeedback)
Uitrol en uitbreiding naar andere processen of integraties
resultaat
Waarom dit relevant is voor beslissingsnemers
Voor organisaties die processen willen versnellen en nieuwe mogelijkheden willen creëren met slimme software, toont deze case vooral:
Hoe je AI toepast op bestaande kennis zonder je data uit handen te geven.
Hoe je controle en governance behoudt (toegang, logging, verifieerbare bronnen).
Hoe je een oplossing bouwt die meegroeit: start klein (PoC) en schaal uit naar andere domeinen.
Heldere route naar productie waarbij de demo dient als startpunt voor extra eisen rond security en ondersteuning.
veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Voor interne documenten, procedures en handleidingen met vaste structuur.
Antwoorden zijn altijd gekoppeld aan verifieerbare bronpassages.
Updates worden meegenomen zodat antwoorden actueel blijven.
Toegang volgt bestaande rechten en alle interacties worden gelogd.
Ja. Dezelfde basis werkt voor andere kennisdomeinen en processen.
