Hoe Omnia Vastgoed leadopvolging schaalbaar en overzichtelijk maakte
situatie
De wens was om sneller en consistenter te reageren op leads via telefoon, e-mail en vastgoedportalen. De groeiende instroom en het aantal kanalen legden extra druk op intake, opvolging en interne afstemming.
context
Omnia Vastgoed is een makelaarskantoor met meerdere makelaars en een groeiende portefeuille, met een continue instroom van aanvragen via telefoon, website en externe portalen. In die context is bereikbaarheid essentieel voor zowel omzet als klanttevredenheid.
uitdaging
Welke knelpunten speelden er in de dagelijkse werking?
Aanvragen kwamen binnen via verschillende kanalen zonder vaste manier om ze correct te beoordelen.
Gemiste oproepen en trage opvolging zorgden ervoor dat kansen verloren gingen.
Veel tijd ging naar manueel lezen, interpreteren en doorsturen van inkomende informatie.
Er ontbrak een duidelijk overzicht per dossier, kanaal of periode voor opvolging en sturing.
Communicatie naar prospects en intern verliep niet altijd consequent of eenduidig.
ontwerpprincipes
De ontwerpprincipes die wij hanteren
We kozen voor een aanpak die past bij beslissingsnemers die bewust werken aan duurzame procesverbetering.
ontwerprincipe
Modulair
Elk onderdeel levert zelfstandig waarde, samen vormen ze één geheel.
ontwerprincipe
Integratie
Integratie met bestaande kernsystemen om dubbele data te vermijden.
ontwerprincipe
Onafhankelijkheid
We kiezen waar mogelijk voor oplossingen zonder afhankelijkheid van één leverancier.
ontwerprincipe
Beveiliging
Beveiliging en compliance zijn van bij de start ingebouwd.
onze oplossing
Onze oplossing combineert vier bouwstenen.
Geautomatiseerde intake
Intelligente routing en overdracht
Proactieve opvolging
Rapportering en transparantie
Slimme intake die vragen kan opvangen, verduidelijken en structureren.
Herkenning van dossiers, ook wanneer mensen verschillende benamingen gebruiken (straatnaam, gemeente, referentie).
Geautomatiseerde intake
Intelligente routing en overdracht
Proactieve opvolging
Rapportering en transparantie
Automatische toewijzing naar de juiste makelaar op basis van dossier, regio, beschikbaarheid en afspraken.
Duidelijke fallbackscenario's bij afwezigheid of buiten kantooruren.
Geautomatiseerde intake
Intelligente routing en overdracht
Proactieve opvolging
Rapportering en transparantie
Automatische bevestiging naar de aanvrager met de juiste context.
Notificaties naar interne verantwoordelijken bij gemiste of onderbroken overdracht, zodat opvolging niet stilvalt.
Geautomatiseerde intake
Intelligente routing en overdracht
Proactieve opvolging
Rapportering en transparantie
Een operationeel dashboard met real-time inzicht in instroom en opvolging.
Rapportering per dossier, kanaal en periode om te sturen op kwaliteit en conversie.
Mogelijkheid om eigenaars transparant te informeren met relevante statistieken.
ulvio
De oplossing draait in productie en levert onmiddellijke operationele winst
Minder gemiste kansen
dankzij een beter geborgde intake en duidelijke routing.
Snellere opvolging
met meer context per aanvraag voor medewerkers.
Minder manuele stappen
bij het beoordelen en doorsturen van leads.
Meer stuurinformatie
over kanalen, dossiers en prestaties.
Schaalbare werking
waarbij groei mogelijk is zonder extra werkdruk.
Minder gemiste kansen
dankzij een beter geborgde intake en duidelijke routing.
Resultaat
Wat dit interessant maakt voor andere organisaties
Deze case is relevant voor organisaties met:
Meerdere instroomkanalen (telefoon, web, e-mail, externe platformen).
Een team dat aanvragen moet verdelen over specialisten of accountverantwoordelijken.
Nood aan aantoonbare opvolging en transparantie naar stakeholders.
Ambitie om processen te verbeteren én nieuwe omzetkansen beter te capteren.
volgende stappen
De architectuur is bewust opgezet om te kunnen uitbreiden met extra procesautomatisatie, bijkomende integraties en verdere optimalisatie op basis van data en feedback.
review
“Ulvio heeft ons geholpen om te groeien zonder dat we ons team moesten verdubbelen. Het systeem voelt aan als een extra teamlid dat nooit rust.”
Sarah Claessens
Managing Director, Omnia Vastgoed
veelgestelde vragen
Veelgestelde vragen
Voor teams met veel aanvragen die snel en correct verdeeld moeten worden.
We bouwen voort op bestaande tools en processen om snel live te gaan.
De oplossing is modulair en kan eenvoudig worden aangepast.
Via centrale dashboards en consistente opvolging over alle kanalen.
Ja. Overal waar intake, verdeling en opvolging cruciaal zijn.
